Purchase Order (PO) dipakai untuk memesan barang ke vendor secara resmi dan
melacak statusnya, dari draft sampai barang diterima. Anggap PO sebagai
surat pesanan, bukan nota pembelian atau bukti uang keluar.
PO belum masuk pembukuan.
Selama barang masih dipesan, tidak ada satu angka pun yang berubah di Laba Rugi
maupun Neraca. Memesan bukan membeli. Pembukuan baru tercatat saat Anda menandai
PO Diterima lewat form penerimaan barang.
Alur status
- Draft: pesanan disiapkan, belum dikirim ke vendor.
- Dikirim: PO sudah dikirim, menunggu barang. Pembukuan masih nol.
- Diterima: barang datang. Anda isi tanggal terima, uang yang dibayar, akun kas/bank, dan jatuh tempo hutang. Di sinilah jurnal, stok, dan hutang otomatis dibuat.
- Dibatalkan: pesanan batal. Jika sebelumnya sudah diterima, sistem membalik jurnal/stok/hutang selama hutang PO belum pernah dibayar.
Kaitan dengan pembukuan
Neraca
Saat barang diterima, Persediaan (aset) naik. Kalau ada pembayaran, Kas/Bank turun
sebesar uang yang dibayar. Kalau belum lunas, sisa tagihan masuk Hutang Usaha.
Laba Rugi
Beli stok belum jadi biaya. Nilainya baru pindah ke Harga Pokok Penjualan (HPP)
di Laba Rugi nanti, saat barangnya benar-benar terjual.
Inventory dan biaya tambahan
Item SKU
Jika item PO dipilih dari produk inventory, stok produk akan bertambah saat PO diterima.
HPP rata-rata produk ikut diperbarui dari nilai pembelian.
Non-SKU, ongkir, biaya lain
Item manual tetap masuk persediaan non-SKU. Ongkir dan biaya lain dialokasikan ke
nilai persediaan/HPP, jadi jangan dicatat lagi sebagai pengeluaran terpisah untuk PO yang sama.
Contoh kasus
Anda buat PO 100 sak semen, harga Rp50.000 per sak, total Rp5.000.000. Saat barang datang, Anda bayar Rp2.000.000 dan sisanya tempo.
- Status Dikirim: pembukuan belum berubah sama sekali. Neraca dan Laba Rugi tetap.
- Status Diterima: Persediaan +Rp5.000.000, Kas/Bank -Rp2.000.000, dan Hutang Usaha +Rp3.000.000 di Neraca.
- Laba Rugi masih nol sampai semennya terjual. Saat 20 sak terjual, baru Rp1.000.000 masuk HPP.
Jadi kalau PO sudah banyak tapi laba belum berubah, itu wajar.
Yang dihitung adalah barang yang diterima dan terjual, bukan yang baru dipesan.